Laskutus

Tutkimuksesta vastaava henkilö huolehtii siitä, että rahoitussuunnitelmassa ja katelaskelmassa ja sopimuksessa sovitut laskutukset tehdään ajallaan sovittuun paikkaan. Laskutusta varten tutkimuksesta vastaavan henkilön on ilmoitettava projektinumero, laskutustiedot (laskutettavat kustannukset ja laskutusperuste, esim. toteutuneet potilaskäynnit, tehdyt tutkimukset, palkat/palkkiot ym.) tutkimuskoordinaattorille, jollei toimeksiantaja tee sitä itse. 

Tutkimuksesta vastaava henkilö lähettää tiedon laskutuksesta ja lisätyöstä siihen erikseen laadituilla lomakkeilla, joihin liitetään tarv. selvitykset (esim. CRF (potilaskäynnit, määrä), lisätyöilmoitus + flexim – lista)  tarkastettavaksi tutkimusyksikköön, josta ne toimitetaan johtajaylilääkärin hyväksynnän jälkeen sairaanhoitopiirin laskutukseen tai palkkatoimistoon.  FIMLAB – liikelaitoksen kanssa tehdään erillinen alihankintasopimus, jonka mukaan tutkimuskoordinaattori laskuttaa toimeksiantajaa.

Tutkimuksesta vastaavan henkilön tulee seurata säännöllisesti, kuinka paljon rahaa kuluu ja mihin, jotta rahoitussuunnitelma/katelaskelma ei ylittyisi. Tutkija voi olla myös yhteydessä tutkimuskoordinaattoriin ja kysyä häneltä tutkimuksen rahoitustilannetta. Tämä koskee kaikkia rahoitusmuotoja lukuun ottamatta apurahalla tehtävää tutkimusta, josta tutkija vastaa itse.

Tutkimuspotilaille maksettavat korvaukset

Tutkimuksesta vastaavan henkilön velvollisuutena on pitää kirjaa reaaliaikaisesti potilaittain ja päivämäärittäin toteutuneista tutkimuskäynneistä. Tutkimuskäyntien laskuttaminen ja raportointi tutkimuksen etenemisestä perustuvat kirjaamiseen. Jos potilas saa sairaanhoidollista palvelua ja samalla osallistuu lääke- tai muuhun kliiniseen tutkimukseen, häneltä peritään asiakasmaksuna asetuksen mukainen palveluun liittyvä maksu. Pelkästään tieteellisen tutkimuksen vuoksi tehtävästä käynnistä ei peritä maksua potilaalta eikä siitä tehdä kuntalaskua, sillä tutkimuksen tuloilla tulee kattaa tutkimuksen aiheuttamat todelliset kustannukset. Tämä tulee merkitä selkeästi potilaan asiakirjoihin, jotta tutkimuskäynnit laskutetaan ulkopuoliselta rahoittajalta. Näiden potilaiden matkakustannuksia ei sairaala korvaa. Jotta tutkimuspotilas saa tutkimukseen liittyvät matka- ja muut kulut korvatuksi, tulee korvaukset olla sovittuna tutkimuksen rahoitussopimuksessa. Tällöin tutkimuspotilas laskuttaa kulut tutkimusprojektilta. Tutkittavalle suoritettavista korvauksista on säädetty sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella (82/2011).

Tutkimuksen laskutuslomakkeet

Tulojen ja menojen seuranta

Tutkimusprojektin tulojen ja menojen seuranta tapahtuu sairaanhoitopiirin kirjanpidossa projektinumerolla. Projektinumeroa on käytettävä kaikessa tutkimusprojektin maksuliikenteessä. Tutkimuksesta vastaavan henkilön on oltava tietoinen, miten tutkimuksen toteumatietoja seurataan sairaanhoitopiirin tietovarastosta.

Tutkimuksen etenemistä seurataan tulosalueen johtoryhmässä vähintään kaksi kertaa vuodessa. Samalla tutkijoiden tulee raportoida tutkimusten talouden toteuma sillä hetkellä.

Tutkija ei voi käyttää ulkopuolista rahoitusta ennen kuin tarvittavat luvat ovat kunnossa. Sopimuksessa ja katelaskelmassa suunniteltuja rahoituksen kohteita, kuten palkkioita, ei voi muuttaa toiseksi tutkimuksen aikana eikä tutkimusrahoitusta voi käyttää enää tutkimuksen päätyttyä.

Kaikki Keski-Suomen sairaanhoitopiirin tieteellisen tutkimustyön rahaliikenne hoidetaan sairaalan tilien kautta sekä talousosaston ja tutkimusyksikön valvonnassa. Poikkeuksen muodostavat ainoastaan ne rahoittajat (mm. Yrjö Janssonin säätiö), jotka ovat erikseen päättäneet järjestää myöntämänsä rahoituksen säätiön omien tilien kautta, jolloin kirjanpito ja rahaliikenne kulkevat tutkimuksesta vastaavan henkilön ja säätiön kautta.

Valtion tutkimusrahoitus (VTR) tehtävissä tutkimuksissa on oma ohjeistuksensa laskutuksen osalta.

Tutkimushenkilöstön palkat, palkkiot, korvaukset ja esteellisyysseikat

Tutkimukseen palkattavalle henkilökunnalle maksetaan palkkoja ja korvauksia tutkimussopimuksen yhteydessä sovitulla tavalla. Päätoimisesti palkattavalle henkilökunnalle maksetaan virka- ja työehtosopimuksen ko. ammattiryhmän nimikkeen mukaista tehtäväkohtaista palkkaa ottaen huomioon tehtävän vaativuus. Palkoista perittävät henkilösivukulut maksetaan tutkimuksen kustannuspaikalta. Säännöllisenä työaikana tehdystä työstä ei makseta erillisiä korvauksia. Mikäli tutkimussopimuksessa ei ole erikseen mainittu työajasta, noudatetaan sairaanhoitopiirin työaikamuotoja. Ellei tutkimus vaadi viikonloppu- ja yötyötä, niin työaikamuoto on yleistyöaika (38,75 h/vk). Tutkimuskoordinaattori tekee keskitetysti kaikkien sairaanhoitopiiriin palkattavien tutkijoiden ja aputyövoiman työsopimukset tai virkamääräykset. Tutkimuksesta vastaava henkilö huolehtii tutkimushenkilöstön työsuhteen edellyttämien asiakirjojen ja lupien kuntoon saattamisesta. 

Keski-Suomen sairaanhoitopiirin palveluksessa olevien tutkijoiden mahdollisia sivutoimia koskee yleiskirjeessä (8/2018) annettu sivutoimiohjeistus.

Työtuntien laskuttaminen

Toimeksianto- ja palvelututkimukset tehdään pääsääntöisesti lisätyönä. Tutkimuksessa työskentelevien henkilöiden tulee laatia tutkimukseen liittyvistä lisätöistä tuntilistat erilliselle lomakkeelle  ja lähettää ne toimi/vastuu-alueen johtajan hyväksymisen jälkeen tutkimusyksikköön, joka tarkastaa ilmoituksen ja lähettää sen palkkatoimistoon maksua varten. Ylityöksi katsotaan normaalin työajan ulkopuolella tehty työ, mikä on tehty tasoittumisjakson työajan täyttymisen jälkeen tai sellaisella ajalla, jolloin henkilö on virkavapaalla, vuosilomalla tai aktiivivapaalla. Henkilö ei voi olla samaan aikaan virkavapaalla ja työssä tai vuosilomalla ja työssä tai aktiivivapaalla ja työssä.

Jos esim. potilaaseen kohdistuvaa tutkimukseen liittyvää työtä tehdään ns. virka-ajalla, on tutkimuksen tekijän leimattava itsensä fleximillä pois virkatyöstä, jos hän haluaa laskuttaa palkkionsa tutkimustililtä. Tutkimuksesta tehdyistä työtunneista tulee pitää työaikalain edellyttämää (37§) työaikakirjanpitoa, jonka esimies hyväksyy kuukausittain. Tutkimustyöstä kertyneet palkkiot laskutetaan sairaanhoitopiirin tutkimustyöhön tarkoitetulla lisätyölomakkeella Laskuun on liitettävä selvitys tutkimustyön suorittamisen ajankohdasta (työaikakirjanpito) sekä virka-ajan flexim -lista. 

Tutkimuksesta vastaavalla henkilöllä ei ole oikeutta ottaa vastaan muita palkkioita tutkimustyöhön liittyen. Tutkimuksen rahoitussuunnitelmassa/katelaskelmassa on esitettävä tutkimuksen vaatima työmäärä tunteina ammattinimikkeittäin ja henkilöniminä eikä sopimuksessa mainittua tuntimäärää voida ylittää. Palkkioihin voidaan käyttää vain katelaskelmassa/rahoitussuunnitelmassa oleva summa sopimuksen mukaisesti. Tutkimuksesta vastaava henkilö vastaa tutkimuksen talousarviossa pysymisestä ja on vastuussa projektitilien mahdollisista ylityksistä.

Jos tutkimukseen liittyy alihankintana tuotettuja palveluita, eivät sairaanhoitopiirissä tutkimustyöhön osallistuvat henkilöt saa olla missään taloudellisessa tai työsuhteessa alihankkijaan (alihankkijan omistaminen, työ-, virka- tai ammattiharjoittajasuhde). Sairaanhoitopiirissä tutkimusprojektiin osallistuvalla työntekijällä ei saa olla taloudellisia kytköksiä tutkimuksen rahoittajaan (omistus, työsuhde). Tutkimuksen menettelytapaohjeen rikkomus johtaa tutkimuksen keskeyttämiseen.