Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Mikä on asiakas- ja potilastietojärjestelmä?

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten päivittäiseen työhön kuuluu asiakkaiden palveluihin ja hoitoon liittyvän tiedon hakemista, hankkimista ja kirjaamista, jota varten käytössä on tällä hetkellä lukuisia eri järjestelmiä. Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän avulla voidaan tehostaa ja sujuvoittaa tätä työtä kokoamalla yhteen perusterveydenhuollon, sosiaalitoimen ja erikoissairaanhoidon tuottamia tietoja. Järjestelmän myötä myös asiakkaiden ja potilaiden asiointi ja omahoidon mahdollisuudet paranevat.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä mukautuu ammattilaisten ja asiakkaiden tarpeisiin ja tukee ammattilaisen työtä. Lisäksi yhtenäinen järjestelmä mahdollistaa ajantasaisen terveyttä ja hyvinvointia koskevan tilannekuvan saamisen niin kansallisella, maakunnallisella kuin yksilötasolla, jolloin rajallisten voimavarojen kohdentaminen helpottuu. Tietojärjestelmän yhtenäisyys tukee myös tieteellistä tutkimustyötä.

Keitä hankinnassa on mukana?

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnassa ovat olleet mukana Keski-Suomen sairaanhoitopiiri (KSSHP), Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Essote), Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Siun sote) ja Vaasan sairaanhoitopiiri (VSHP). Hankintaprosessista on vastannut KL-Kuntahankinnat Oy. Hankintapäätöksen jälkeen toteutetaan tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti. KSSHP, Essote, Siun sote ja VSHP muodostavat suunnittelu- ja käyttöönottoprojektia varten yhteenliittymän eli ns. Asiakasorganisaation, joka toimii asiakkaana tarjoajan suuntaan ja toteuttaa projektia yhteistyössä maakunnallisten tilaajaorganisaatioiden sosiaali- ja terveysalan ammattilaisten sekä teknologia-asiantuntijoiden kanssa.

Asiakasorganisaation rakenne ja suhde tilaajaorganisaatioihin Kuva: Asiakasorganisaation rakenne ja suhde tilaajaorganisaatioihin

Milloin uusi järjestelmä tulee käyttöön?

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee tämänhetkisen tiedon mukaan käyttöön mukana olevissa organisaatioissa vuosien 2023–2025 aikana, ensin Keski-Suomessa, sitten muualla. Täydessä laajuudessaan asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee palvelemaan yli 700 000 kansalaista. Järjestelmän käyttöönottoa edeltää kattava ja moniammatillinen yhteistyö, jonka tavoitteena on muokata järjestelmä vastaamaan sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeita. Kehittämistyö tulee jatkumaan järjestelmän käyttöönoton aikana ja sen jälkeen. Jatkuvalla kehittämisellä varmistetaan järjestelmän soveltuvuus ja mukautuminen ajan saatossa muuttuviin käyttötarpeisiin.  

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän muokkaamisessa merkittävässä roolissa ovat järjestelmän tulevat käyttäjät, eli sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset sekä asiakkaat ja potilaat. He toimivat asiantuntijoina ja kehittävät järjestelmää palvelemaan mahdollisimman hyvin paikallista sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa.   

Miksi uusi järjestelmä tarvitaan?

Tällä hetkellä merkittävä osa ammattilaisten työajasta voi kulua hoidon ja palvelun kannalta välttämättömien tietojen hakemiseen eri tietojärjestelmistä. Uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä vapauttaa aikaa tästä päätetyöskentelystä suoraan kohtaavaan asiakas- ja potilastyöhön.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee helpottamaan myös sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten välistä yhteistyötä. Hankinnan taustalla on käytännön tarve ymmärtää asiakkaan tilannetta ja tarpeita kokonaisvaltaisemmin. Nykyisin käytössä olevien erillisten järjestelmien tiedot välittyvät järjestelmästä toiseen hyvin vaihtelevasti. Uuden järjestelmän avulla on mahdollista luoda asiakkaan ja potilaan kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin huomioivia hoito- ja palveluprosesseja ja parantaa hoidon ja palveluiden laatua.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee parantamaan asiakkaille ja potilaille suunnattuja sähköisiä palveluita sekä vahvistamaan asiakkaiden omahoidon mahdollisuuksia. Järjestelmän hankinnassa, suunnittelussa ja kehittämisessä huomioidaan kaikkien hankinnassa ja kehittämisessä mukana olevien sairaanhoitopiirien julkisen terveydenhuollon ja sosiaalihuollon tarpeet. Myös tietoturvan parantaminen on tärkeä osa-alue järjestelmän kehittämisessä.

Mitkä ovat seuraavat vaiheet?

2020: Hankintapäätös tehtiin maaliskuussa. Valittu toimittaja on Cerner Ireland Limited. Cernerin kanssa on aloitettu syksyllä alkavan suunnitteluprojektin valmistelu. Suunnitteluprojektissa järjestelmää muokataan vastaamaan paikallisia sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeita.

2021: Järjestelmän muokkaaminen jatkuu

2022: Järjestelmän muokkaaminen jatkuu ja valmistaudutaan ensimmäiseen käyttöönottoon

2023: Ensimmäinen käyttöönotto

2024–2025: Käyttöönotot jatkuvat

Millainen prosessi asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan taustalla on?

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto on monivuotinen prosessi. Hankintaprojektia on edeltänyt vuosina 2013–2016 toimineet KIILA- ja UNA-hankkeet, joissa on valmisteltu järjestelmän hankintaa ja kerätty ammattilaisilta tietoa heidän tarpeistaan, kriteereistään ja toiveistaan uutta järjestelmää kohtaan. Ammattilaisten tarpeet mm. järjestelmän helppokäyttöisyydestä, tarkoituksenmukaisesta ja tarpeisiin muuntuvasta rakenteesta sekä yhtenäisyydestä ovat määrittäneet hankinnan kriteerejä.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta on toteutettu kilpailullisella neuvottelumenettelyllä, jonka parissa on toiminut joukko sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijoita sekä teknisiä asiantuntijoita. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijajoukkoon on kuulunut sekä perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon että sosiaalihuollon asiantuntijoita.  

Hankintailmoitus on jätetty 11.7.2017 ja neuvottelukierroksia mahdollisten tarjoajien kanssa on käyty useita vuosien 2017–2019 aikana. Lopullinen tarjouspyyntö kilpailutuksen viimeiseen vaiheeseen selvinneille tarjoajille on julkaistu 8.11.2019. Hankintapäätös on tehty maaliskuussa 2020. Toimittajaksi valittiin Cerner Ireland Limited. Valinnasta ei tehty valituksia määräaikaan mennessä.