Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Mikä on asiakas- ja potilastietojärjestelmä?

Sosiaali- ja terveysalan ammattilaisten päivittäiseen työhön kuuluu asiakkaiden palveluihin ja hoitoon liittyvän tiedon hakemista, hankkimista ja kirjaamista, jota varten käytössä on tällä hetkellä lukuisia eri järjestelmiä. Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän avulla voidaan tehostaa ja sujuvoittaa tätä työtä kokoamalla yhteen perusterveydenhuollon, sosiaalitoimen ja erikoissairaanhoidon käyttämiä tietoja. Järjestelmän myötä myös asiakkaiden asiointi ja omahoidon mahdollisuudet paranevat.

Tarkoituksenmukaisen, helppokäyttöisen ja muuttuvat tarpeet huomioivan asiakas- ja potilastietojärjestelmän tehokas käyttö vapauttaa ammattilaisten aikaa siihen tärkeimpään eli asiakastyöhön. Lisäksi yhtenäinen järjestelmä mahdollistaa ajantasaisen terveyttä ja hyvinvointia koskevan tilannekuvan saamisen niin kansallisella, maakunnallisella kuin yksilötasolla, jolloin rajallisten voimavarojen kohdentaminen helpottuu. Tietojärjestelmän yhtenäisyys tukee myös tieteellistä tutkimustyötä.

Keitä hankinnassa on mukana?

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnassa ovat mukana Keski-Suomen sairaanhoitopiiri (KSSHP), Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Essote), Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Siun sote) ja Vaasan sairaanhoitopiiri (VSHP). Hankintaprosessista vastaa KL-Kuntahankinnat Oy. Hankintapäätöksen jälkeen toteutetaan tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti. KSSHP, Essote, Siun sote ja VSHP muodostavat käyttöönottoprojektia varten yhteenliittymän, joka toimii asiakkaana tarjoajan suuntaan ja toteuttaa projektia paikallisesti organisaatioiden sosiaali- ja terveysalan ammattilaisten sekä teknologia-asiantuntijoiden kanssa.

Milloin uusi järjestelmä tulee käyttöön?

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee tämänhetkisen tiedon mukaan käyttöön vaiheittain vuosien 2023–2025 aikana ensin Keski-Suomessa, sitten muualla. Täydessä laajuudessaan asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee palvelemaan noin 700 000 suomalaista. Järjestelmän käyttöönottoa edeltää kattava ja moniammatillinen yhteistyö, jonka tavoitteena on muokata järjestelmä vastaamaan sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeita. Kehittämistyö tulee jatkumaan järjestelmän käyttöönoton aikana ja sen jälkeen. Jatkuvalla kehittämisellä varmistetaan järjestelmän soveltuvuus ja mukautuminen ajan saatossa muuttuviin käyttötarpeisiin.  

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän muokkaamisessa merkittävässä roolissa ovat järjestelmän tulevat käyttäjät, eli sosiaali- ja terveysalan ammattilaiset sekä asiakkaat ja potilaat. He toimivat asiantuntijoina ja kehittävät järjestelmää palvelemaan mahdollisimman hyvin paikallista sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa.   

Miksi uusi järjestelmä tarvitaan?

Tehokas ja toimiva tietojärjestelmä on ammattilaisten työn kannalta välttämätön. Tällä hetkellä merkittävä osa ammattilaisten työajasta voi kulua hoidon ja palvelun kannalta välttämättömien tietojen hakemiseen eri tietojärjestelmistä. Asiakas- ja potilastietojärjestelmä vapauttaa aikaa tästä päätetyöskentelystä suoraan kohtaavaan asiakas- ja potilastyöhön.

 Asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee tehostamaan myös sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten välistä yhteistyötä. Hankinnan taustalla on käytännön tarve ymmärtää asiakkaan tilannetta ja tarpeita kokonaisvaltaisemmin. Nykyisin käytössä olevien erillisten järjestelmien tiedot välittyvät järjestelmästä toiseen hyvin vaihtelevasti. Uuden järjestelmän avulla on mahdollista luoda tehokkaampia hoito- ja palveluprosesseja ja parantaa hoidon ja palveluiden laatua.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee parantamaan asiakkaille ja potilaille suunnattuja sähköisiä palveluita sekä vahvistamaan asiakkaiden omahoidon mahdollisuuksia. Järjestelmän hankinnassa, suunnittelussa ja kehittämisessä huomioidaan kaikkien hankinnassa ja kehittämisessä mukana olevien sairaanhoitopiirien julkisen terveydenhuollon ja sosiaalihuollon tarpeet. Myös tietoturvan parantaminen on tärkeä osa-alue järjestelmän kehittämisessä.

Mitkä ovat seuraavat vaiheet?

2020: Tehdään hankintapäätös, jonka jälkeen suunnitteluprojektissa aloitetaan valitun järjestelmän muokkaaminen paikallisesti vastaamaan sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeita

2021: Järjestelmän muokkaaminen jatkuu

2022: Järjestelmän muokkaaminen jatkuu ja valmistaudutaan ensimmäiseen käyttöönottoon

2023: Ensimmäinen käyttöönotto

2024–2025: Käyttöönotot jatkuvat

Millainen prosessi asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnan taustalla on?

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto on monivuotinen prosessi. Hankintaprojektia on edeltänyt vuosina 2013–2016 toimineet KIILA- ja UNA-hankkeet, joissa on valmisteltu järjestelmän hankintaa ja kerätty ammattilaisilta tietoa heidän tarpeistaan, kriteereistään ja toiveistaan uutta järjestelmää kohtaan. Ammattilaisten tarpeet mm. järjestelmän helppokäyttöisyydestä, tarkoituksenmukaisesta ja tarpeisiin muuntuvasta rakenteesta sekä yhtenäisyydestä ovat määrittäneet hankinnan kriteerejä.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta toteutetaan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä, jonka parissa on toiminut joukko sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijoita sekä teknisiä asiantuntijoita. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijajoukkoon on kuulunut sekä perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon että sosiaalihuollon asiantuntijoita.  

Hankintailmoitus on jätetty 11.7.2017 ja neuvottelukierroksia mahdollisten tarjoajien kanssa on käyty useita vuosien 2017–2019 aikana. Lopullinen tarjouspyyntö kilpailutuksen viimeiseen vaiheeseen selvinneille tarjoajille on julkaistu 8.11.2019. Hankintapäätös voidaan alustavan aikataulun mukaan tehdä kevään 2020 aikana.