Kysymyksiä ja vastauksia uuteen asiakas- ja potilastietojärjestelmään liittyen

Uusimmat kysymykset ja vastaukset löytyvät asteraptj.fi/ukk -sivulta!

Tältä sivulta löydät vastaukset seuraaviin esitettyihin kysymyksiin:

Tarve 

Miksi Keski-Suomeen rakennetaan kokonaan uusi järjestelmä?
Miksi uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä tilataan juuri nyt?
Miten asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta liittyy UNA-hankkeeseen?
Tuleeko uusi APTJ käyttämään UNA-Ydintä?
Onko tämä vain terveydenhuollon järjestelmä?
Päivitetäänkö nykyisiä tietojärjestelmiä (esim Efficaa) hankintaprosessin aikana?
Onko sosiaalipalveluissa huomioitu kaikki eri palvelualueet vai pelkästään sosiaalityön näkökulma?
Miten varmistutaan, että järjestelmä vastaa ammattilaisten tarpeita?
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä on hankittu laajana kokonaisjärjestelmänä, kuten mm. sosiaali- ja terveydenhuolto yhdessä. Miksi on valittu juuri tällainen hankintakokonaisuus?
Miksi on päädytty vain yhteen kokonaisjärjestelmään eikä useaan eri toimittajan modulaariseen kokonaisuuteen? 
Mikä tietojärjestelmätoimittaja on valittu asiakas- ja potilastietojärjestelmän toimittajaksi?
Miten tietojärjestelmätoimittaja on valittu? 

Hyödyt

Miten uusi järjestelmä näkyy asiakkaiden arjessa?
Miten uusi tietojärjestelmä näkyy ammattilaisten arjessa?
Miten uusi tietojärjestelmä on hyödyksi maakunnalle? 

Aikataulu

Mitä tapahtuu hankintaprosessin jälkeen?
Mitä tarkoittaa toteutusvaihe?
Milloin uusi tietojärjestelmä on toiminnassa?

Kustannukset

Kuinka paljon järjestelmän arvioidaan maksavan? 
Mikä on todellinen lisäkustannus?
Mitä kokonaiskustannus sisältää?

Muut kysymykset

Liittyykö APTJ:n kehittäminen mitenkään Omakantaan?
Liittyykö järjestelmän rakentaminen jotenkin Jyväskylään rakennettavaan uuteen sairaalaan tai sote-uudistukseen?
Miksi esimerkiksi kotimainen Esko-potilastietojärjestelmä ei ole mukana kilpailutuksessa?
Miksi Suomeen ei hankita vain yhtä asiakas- ja potilastietojärjestelmää, Suomi on kuitenkin melko pieni maa?
Eikö olisi järkevämpää hankkia kotimainen järjestelmä eikä ulkomaista?
Miten tuotevertailu toteutettiin?
Miten asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan osallistuvat organisaatiot valittiin?
Mitä hankinnan aikainen salassapito tarkoittaa?
Miksi esimerkiksi tuotevertailussa nähdystä sisällöstä ei saanut tuotevertailun aikana keskustella?
Milloin hankintapäätös tulee julkiseksi?
Valituksi tuli suuri amerikkalainen IT-toimittaja. Mikä tulee olemaan kotimaisten toimijoiden asema? 
Miksi Keski-Suomi, Essote, Siun sote ja Vaasa hankkivat yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän eikä jokainen tee omaa hankintaansa?

Tekniset kysymyset

Toimivatko uudessa asiakas- ja potilastietojärjestselmässä erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon yksiköt yhteisessä tietokannassa?
Onko järjestelmävaatimuksena ollut, etteivät eri yksikön potilastiedot saa näkyä toisen yksikön käyttäjälle? 
Mitä teknologioita APTJ tulee käyttämään?
Mitä rajapinta-standardeja APTJ tulee käyttämään? 

TARVE

Miksi Keski-Suomeen rakennetaan kokonaan uusi järjestelmä?

Nyt käytössä oleva järjestelmäkokonaisuus on pirstaleinen eikä tue riittävästi työtehtävien toteuttamista saati toiminnan kehittämistä halutulla tavalla. Keski-Suomi yhdessä Vaasan, Siun Soten ja Essoten kanssa on hankkimassa uutta yhteistä asiakas- ja potilastietojärjestelmää, joka tukee oikea-aikaisten, oikein kohdennettujen ja oikein resursoitujen palvelujen toteuttamisessa. Yhteisen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankkiminen Keski-Suomeen mahdollistaa sote-palveluiden yhdistämisen yhä tiiviimmäksi toiminnalliseksi kokonaisuudeksi. Myös uuden Sairaala Novan myötä uudistuvat työprosessit vaativat ympärilleen uusia digitaalisia ratkaisuja tukemaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen vaikuttavuutta. On todennäköistä, että järjestelmän rinnalla hyödynnetään jo olemassa olevia, toimivia ratkaisuja.

Miksi uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä tilataan juuri nyt?  

Osittain hankinta liittyy Sairaala Novan edellyttämiin uusiin toimintamalleihin mutta myös siihen, että sosiaali- ja terveydenhuolto tulevat toimimaan yhä tiiviimmässä yhteistyössä toteuttaakseen asiakkaiden ja potilaiden kokonaisvaltaisempaa hoitoa ja palvelua. Täytyy muistaa, että näin suuren ja monimutkaisen hankinnan toteutus vie useita vuosia. Kilpailutuksen valmistelu on aloitettu jo vuonna 2013 ja varsinainen kilpailutus aloitettiin keväällä 2017. Hankintapäätös on tehty maaliskuussa 2020. Suunnittelu- ja käyttöönottovaiheet vievät joitakin vuosia.

Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyspalveluiden sujuva toiminta uudistetussa toimintaympäristössä vaatii paljon suunnittelua sekä uudenlaisia tiedonhallinnan ratkaisuja, joita tukemaan hankitaan uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä.

Miten asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta liittyy UNA-hankkeeseen?

Keski-Suomen sairaanhoitopiiri on mukana UNA-yhteistyössä. Hankittava asiakas- ja potilastietojärjestelmä liittyy osaksi UNA-yhteistyössä toteutettavien ja muiden kansallisten ratkaisujen muodostamaa tietojärjestelmäekosysteemiä.

UNA-hanke ei ole kilpailuttamassa tai hankkimassa asiakas- ja potilastietojärjestelmää vaan tietojärjestelmäydintä, joten päällekkäisyydestä ei hankintojen osalta ole kyse. Lisätietoa UNA-hankkeesta löytyy UNA-sivuilta.

Tuleeko uusi APTJ käyttämään UNA-Ydintä? 

Una-ytimen hyödyntäminen tullaan suunnittelemaan osana suunnitteluprojektia sen jälkeen, kun Una-ytimen toiminnallisuudet ja rajapinnat ovat tiedossa. 

Onko tämä vain terveydenhuollon järjestelmä?

Ei, vaan kyseessä on sosiaali- ja terveydenhuollon yhtenäinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä, jossa huomioidaan sekä sosiaali- että terveydenhuollon tarpeet. Sosiaalihuolto on ollut koko ajan tiiviisti mukana järjestelmän hankinnassa. Myös käyttöönotto tullaan tekemään yhteistyössä.

Päivitetäänkö nykyisiä tietojärjestelmiä (esim. Efficaa) hankintaprosessin aikana?

Kyllä, nykyisiin käytössä oleviin tietojärjestelmiin (esim. Effica, Pegasos, Mediatri, Pro Consona, Effica sosiaalihuolto) tehdään tarpeen mukaan mm. lakisääteisiä päivityksiä ja osioiden käyttöönottoja ennen uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönottoa.

Onko sosiaalipalveluissa huomioitu kaikki eri palvelualueet vai pelkästään sosiaalityön näkökulma?

APTJ tulee palvelemaan kaikkia julkisen sosiaalihuollon palvelutehtävissä toimivia eri ammattilaisia (Iäkkäiden palvelut, Lapsiperheiden palvelut, Lastensuojelu, Perheoikeudelliset palvelut, Päihdehuolto, Työikäisten palvelut, Vammaispalvelut). Palvelutehtävät sisältävät erilaisia sosiaalihuollon palveluja, joista yksi on sosiaalityö. Lisää tietoa eri sosiaalipalveluista löytyy esimerkiksi kansalliselta koodistopalvelimelta.

Miten varmistutaan, että järjestelmä vastaa ammattilaisten tarpeita?

Hankittavaa järjestelmää ei oteta käyttöön sellaisenaan, vaan se mukautetaan potilaiden ja asiakkaiden sekä ammattilaisten paikallisia tarpeita vastaavaksi. Esimerkiksi alueellisten, yhtenäisten prosessien ja toimintamallien määrittely ohjaa osaltaan järjestelmän mukauttamista.  

Käyttöönottoon liittyvät ongelmat johtuvat vain harvoin pelkästään teknisistä ongelmista, vaan tyypillisesti myös siitä, että uusi toimintamalli on osalle käyttäjiä vieras eikä kaikki voi tai heti kykene toimimaan sen mukaisesti. Yleensä ne käyttäjät ja organisaatioyksiköt, jotka ovat aktiivisesti mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa heille tulevia työrooleja, prosesseja ja toimintamalleja myös hyötyvät muutoksesta eniten. Siksi tähän työhön pyritään saamaan mahdollisimman laajasti sote-ammattilaisia, jotta todelliset tarpeet tulevat huomioiduksi.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä on hankittu laajana kokonaisjärjestelmänä, kuten mm. sosiaali- ja terveydenhuolto yhdessä. Miksi on valittu juuri tällainen hankintakokonaisuus? 

Sekä sosiaali- että terveydenhuollon tavoitteena on auttaa ihmistä ja tuottaa kokonaisvaltaista hyvinvointia omilla käytettävissä olevilla keinoillaan. Usein sekä asiakkaat että ammattilaiset törmäävät siihen, että palvelu on pirstaloitunut. Tämä voi myös aiheuttaa palveluiden päällekkäisyyttä.

Suomessa on jo pitkään suunniteltu valtakunnallista sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisuudistusta. Moni alue on toteuttanut sote-integraation omalla alueellaan ja osa on suunnittelemassa uudistusta. Sote-palveluiden integroimisen tavoitteena on, että asiakkaan tiedot ovat lainsäädännön rajoissa käytettävissä riittävässä laajuudessa siellä, missä asiakasta ja potilasta palvellaan ja hoidetaan. Tavoitteena on, että asiakas saa oikea-aikaiset ja tarpeenmukaiset palvelut oikeassa paikassa. Tähän tarvitaan sosiaalihuollon ja terveydenhuollon välistä yhteistyötä ja tiedonkulkua, jonka uusi hankittava järjestelmäkokonaisuus mahdollistaa.

Miksi on päädytty vain yhteen kokonaisjärjestelmään eikä useaan eri toimittajan modulaariseen kokonaisuuteen?

Nyt hankittavassa kokonaisuudessa ei ole kyseessä vain yksi järjestelmä vaan kyseessä on yhden päävastuullinen toimittajan toteuttama modulaarinen integroitu kokonaisuus. Hankintastrategiaa pohdittiin pitkään ennen hankinnan aloittamista. Silloin analysoitiin usean toimittajan modulaarisen kokonaisuuden hyötyjä ja haittoja ja samoin yhden päävastuullisen toimittajan ratkaisuun liittyviä hyötyjä ja haittoja.

Usean toimittajan modulaarisen ratkaisun haittana on, että kukaan ei ota vastuuta kokonaisuuden toimisesta vaan se jää asiakkaan vastuulle. Nyt kun asiakas on sote-toimija eikä ICT- toimittaja, ko. vastuun kantaminen ei ole mahdollista. Ainoaksi vaihtoehdoksi jäisi yhden päävastuullisen integraattori-toimittajan kilpailuttaminen. Tässä taas muodostuu haasteeksi ko. integraattorin ja asiakkaan yhteisen hyödyn muodostaminen. Integraattorin ansaintalogiikka on usein sellainen, että mitä enemmän ongelmia, se enemmän tuloja. Tämä on taas täysin päinvastainen maksajan eli asiakkaan intressien kanssa joka haluaa välttää lisämaksuja. Usean toimittajan modulaariseen ratkaisuun liittyy niin paljon ratkaisemattomia haasteita, että on katsottu yhden päävastuullisen toimittajan ratkaisun olevan kokonaisuudessaan järkevämpi.

Mikä tietojärjestelmätoimittaja on valittu asiakas- ja potilastietojärjestelmän toimittajaksi? 

Hankinnan perusteella APTJ-toimittajaksi on valittu Cerner Ireland Limited. Järjestelmäkokonaisuutta tulevat käyttämään KSSHP:n, Essoten, Siun soten ja VSHP:n edustamat maakunnat ja hankinnan yhteishankintayksikkönä toimi KL-Kuntahankinnat Oy.

Kilpailun loppusuoralla olleilla tarjoajilla (Cerner Ireland Limited ja Epic Systems Corporation) on kokonaisvaltaiset ratkaisut omine vahvuuksineen. Cerner Ireland Limited sai kilpailussa eniten pisteitä voittaen kilpailutuksen.

Miten tietojärjestelmätoimittaja on valittu? 

Järjestelmää ei voi vain tilata, vaan kaikki julkiset hankinnat tulee toteuttaa hankintalain mukaisesti. APTJ-hankinta on toteutettu hankintalaissa kuvatulla kilpailullisella neuvottelumenettelyllä.  Heinäkuussa 2017 julkaistiin hankintailmoitus ja neuvotteluihin valittiin viisi eniten pisteitä saanutta tarjoajaa. Vuoden 2018 alussa toteutetun alustavan tuotevertailun perusteella valittiin kolme eniten pisteitä saanutta tarjoajaa jatkoneuvotteluihin. Kesällä 2019 yksi tarjoaja (Tieto Finland Oy) jättäytyi pois hankinnasta, jonka jälkeen mukana jatkoivat Cerner Ireland Limited ja Epic Systems Corporation. Helmikuussa 2020 toteutettiin varsinainen tuotevertailu (VTV), jossa mukana olivat Epic Systems Corporation ja Cerner Ireland Limited.

Hankintapäätös kahden tarjoajan välillä perustui tarkkaan ja yksityiskohtaiseen järjestelmäratkaisujen ja palveluiden laadullisten ominaisuuksien ja hinnan vertailuun sekä pisteytykseen. Laadulliset ominaisuudet tarkoittavat ratkaisun toiminnallisuuksia, valitun toimittajan toteutus- ja käyttöönottokykyä sekä ratkaisun teknistä toteutusta, ylläpitoa ja jatkokehittämistä. Näitä ominaisuuksia arvioitiin mm. helmikuussa 2020 järjestetyssä, yhteensä 10 päivää kestäneessä varsinaisessa tuotevertailussa (VTV).

Hankintalain ehdoton vaatimus on, että kaikkia tarjoajia tulee kohdella syrjimättömästi ja tasapuolisesti ja tämä oli koko ajan myös APTJ-hankinnan ehdoton vaatimus. Hankintaprosessista vastasi KL-Kuntahankinnat Oy ja järjestelmän toiminnallisten ja ei-toiminnallisten vaatimusten määrittelystä vastasivat yhteistyössä KSSHP, Essote, Siun sote ja VSHP:n asiantuntijat.

HYÖDYT

Miten uusi järjestelmä näkyy asiakkaiden arjessa?

Täydessä laajuudessaan asiakas- ja potilastietojärjestelmä tulee palvelemaan noin 700 000 asukasta. Uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä mahdollistaa ajantasaisen tiedon välittämisen asiakkaille ja potilaille entistä helpommin. Järjestelmä sisältää asiakkaille ja potilaille tarkoitettuja sähköisiä palveluita ja se vahvistaa mahdollisuuksia asiakkaiden ja potilaiden omahoitoon ja arjessa pärjäämiseen. Asiakkaan ja potilaan hoito- ja palveluprosessit tehostuvat uuden järjestelmän myötä.

Miten uusi tietojärjestelmä näkyy ammattilaisten arjessa?

Uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä mahdollistaa tiedon ajantasaisen saatavuuden kaikkien potilaiden ja asiakkaiden hoitoon sekä palveluun osallistuvien sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kesken käyttövaltuuksien mukaisesti tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa. Uuden tietojärjestelmän avulla on mahdollista luoda tehokkaampia hoito- ja palveluprosesseja. Tietojärjestelmän suunnittelussa ja kehittämisessä on mukana laajasti eri alojen ammattilaisia, jolla taataan erilaisten tarpeiden huomioiminen. Järjestelmän kehittämisen keskeisenä tavoitteena on jatkuvasti parantaa järjestelmän käytettävyyttä ammattilaisten palautteen perusteella. Asiakkaan ja ammattilaisen välinen sähköinen viestintä tietoturvallisesti mahdollistaa asiakkaan omahoidon toteuttamisen entistä suunnitelmallisemmin

Miten uusi tietojärjestelmä on hyödyksi maakunnalle?

Hankittava tietojärjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa koko Keski-Suomen maakunnassa. Uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä korvaa maakunnassa käytössä olevia aiemmin käytössä olleita erillisiä asiakas- ja potilastietojärjestelmiä niin, että asiakkaan ja potilaan tiedot ovat helposti käytettävissä ammattilaisten käyttövaltuuksien mukaisesti tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa riippumatta siitä, missä kunnassa asiakkaan ja potilaan saama palvelu tai hoito toteutetaan. Yhteinen tietojärjestelmä helpottaa myös tarvittaessa työvoiman liikkumista eri kuntiin. Lisäksi organisaatioiden niin sopiessa, yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä mahdollistaa resurssien yhteisen käytön ja kuormituksen tasaamisen, esim. perusterveydenhuollon osastojen vapaat sairaansijat ovat kaikkien kuntien nähtävillä. Uusi tietojärjestelmä tuo myös uusia sähköisiä asiointimahdollisuuksia asiakkaille ja potilaille helpottaen etäasiointia. Tavoitteena on edistää palvelujen ja hoidon tasavertaista, oikea-aikaista ja oikein kohdennettua tarjoamista koko maakunnassa.

AIKATAULU

Mitä tapahtuu hankintaprosessin jälkeen? 

Hankintapäätös on tehty maaliskuussa 2020, jonka jälkeen aloitetaan tietojärjestelmän käyttöönoton suunnittelu- ja toteutusvaihe.  Tässä prosessissa huomioidaan mahdollisimman tarkasti sekä sosiaali- että terveydenhuollon tarpeet osallistaen muun muassa eri ammattilaisia tietojärjestelmän suunnitteluun ja kehittämiseen. Suunnitteluprojektin jälkeen aloitetaan määritysten ja suunnitelmien mukainen toteutusvaihe ja sen jälkeen alkavat käyttöönotot.

Mitä tarkoittaa toteutusvaihe? 

Toteutusvaihe tarkoittaa käyttäjäorganisaatioiden haluamien ja määrittelemien toimintoprosessien ja työroolien konfigurointia järjestelmään. Järjestelmän hankinnassa on ollut erittäin tärkeänä kriteerinä järjestelmän mukautettavuus käyttäjäorganisaatioiden tarpeisiin ja toteutusprojektin aikana nimenomaan tehdään tätä mukauttamista.  

Milloin uusi tietojärjestelmä on toiminnassa?

Tavoitteena on, että APTJ:n ensimmäisten yhteisten osien käyttöönotto toteutetaan vuonna 2023, ja ne jatkuvat vuosien 2024–2025 aikana porrastetusti. Kehittämistyö tulee jatkumaan myös järjestelmän käyttöönottojen jälkeen. Alustavan suunnitelman mukaan järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön ensin uudessa Sairaala Novassa sekä Äänekoskella ja koko maakunnassa mahdollisimman nopeasti tämän jälkeen.

Projektin vetovastuu on KSSHP:n, Essoten, Siun soten ja VSHP:n yhteisellä Asiakasorganisaatiolla. Lisäksi jokaisella sairaanhoitopiirillä on oma maakunnallinen tilaajaorganisaationsa, joka vastaa oman alueen toimintojensa osalta asiakas- ja potilastietojärjestelmän kehittämistyössä.

KUSTANNUKSET

Kuinka paljon järjestelmän arvioidaan maksavan?

Hankintalain mukaisesti hankinnan arvioitu kokonaiskustannus tulee ilmoittaa jo hankintaa aloitettaessa. Vuonna 2017 julkaistussa hankintailmoituksessa arvioitu 90 M€ kokonaishankinta-arvio on koko kymmenen vuoden sopimuskauden arvioitu kustannus koko Keski-Suomen alueella.

Nyt julkisuudessa esitetty summa 286 miljoonaa euroa on voittaneen Cernerin tarjouksen hankintalain mukainen tarjouksen vertailuhinta. Hinta sisältää järjestelmien käyttöoikeudet, suunnitteluprojektin, toimituksen sekä 10 vuoden ylläpitokustannukset. Kun puitesopimus valitun tarjoajan kanssa on saatu tehtyä, alkaa noin vuoden kestävä suunnitteluprojekti. Sen myötä tarkentuvat mm. hankinnan todelliset kustannukset. Vain osa kustannuksista on varsinaisia lisäkustannuksia.

Mikä on todellinen lisäkustannus? 

Hankintalain mukainen vertailuhinta on aivan eri asia kuin lisäkustannus. Ensinnäkin nykyjärjestelmienkin 10 vuoden käyttökulut maksavat suunnilleen saman verran, kuin nyt hankitun uuden järjestelmän käyttökulut. Toisaalta toiminnan kehittämistä tehdään myös nykyjärjestelmien aikanakin ja sekin vaatii työpanosta ja aiheuttaa kustannuksia. Uuden järjestelmän käyttöönotossa toiminnan kehittämiseen aukeaa aivan uudet mahdollisuudet: toiminnan kehittämistä tehdään laaja-alaisesti ja siitä aiheutuu suuri kertakustannus, mutta samalla tavoitteena on toteuttaa mittava toiminnan kokonaiskehittäminen ja digiloikka. Varsinainen lisähinta eli uusien ohjelmistojen hankintahinta on kustannuksista arvilta noin 20–25%.

Mitä kokonaiskustannus sisältää?

Kymmenen vuoden kokonaiskustannus koostuu useasta eri tekijästä. Osa kokonaiskustannuksista syntyy APTJ-toimittajan kanssa tehtävästä työstä ja ohjelmistohankinnasta. Merkittävä osa kustannuksista liittyy integroidun soten toimintamallien suunnitteluun ja toteutuksesta, osa kustannuksista syntyy käyttöönotosta ja siinä toteutettavista integroinneista olemassa oleviin muihin järjestelmiin. Lopuksi ovat tietenkin järjestelmien käytön aikaiset kulut, jotka siis pysyvät suunnilleen nykykulujen tasalla.

Kokonaiskustannus ei siis tarkoita samansuuruista kustannusten nousua, vaan kustannusten nousu on vain murto osa kokonaiskustannuksista.  Vaikka ICT-kustannus hieman nousisikin, tavoitteena on saada soten kokonaiskustannukset laskemaan tehokkaammalla toimintamalien luomisella.  Laadukkaan järjestelmän avulla saadaan aikaan säästöjä sote-menoissa toiminnan parantumisena.

MUUT KYSYMYKSET

Liittyykö APTJ:n kehittäminen mitenkään Omakantaan?

Kyllä. APTJ:n hankinnassa ja kehittämisessä tullaan huomioimaan kaikki integroinnit lakisääteisiin kansallisiin palveluihin ja muihin palveluihin, mitkä nähdään kokonaisuuden kannalta järkeväksi. Jo hankintavaiheessa olemme huomioineet Kanta-palveluihin ja Omakantaan kansallisiin tietojärjestelmävaatimuksiin liittyvät vaatimukset.

Liittyykö järjestelmän rakentaminen jotenkin Jyväskylään rakennettavaan uuteen sairaalaan tai sote-uudistukseen?

Liittyy molempiin. Uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä on ammattilaisten työn kehittämisen kannalta välttämätön. Vastaanottoajasta yli puolet voi nykyään kulua siihen, kun esimerkiksi lääkäri poimii potilaan tiedot, käy läpi esitiedot ja tutkimustulokset, kirjaa kliiniset tutkimustulokset, tekee tutkimusmääräykset, laatii reseptit ja kirjaa käyntiyhteenvedon. Uudella tietojärjestelmällä pyritään automatisoimaan rutiinitehtäviä niin, että aikaa vapautuu suoraan asiakas- ja potilastyöhön.

Myös sote-uudistuksen myötä yhä tiiviimmäksi kokonaisuudeksi yhdistyvä sosiaali- ja terveydenhuolto ja Sairaala Novan uudistuvat prosessit vaativat ympärilleen uusia digitaalisia palveluja.

Miksi esimerkiksi kotimainen Esko-potilastietojärjestelmä ei ole mukana kilpailutuksessa?

APTJ- hankinnan valmistelussa on vuosina 2015–2016 lähetetty vuoropuhelu- ja esittelypyyntö lähes kaikille Euroopassa toimiville potilastietojärjestelmätoimittajille. Erilaisiin esittelyihin ja teknisiin vuoropuheluihin osallistui tuolloin toistakymmentä eri toimittajaa. Meillä on ollut ehdottomana vaatimuksena, että hankinta toteutetaan hankintalain mukaisesti. Käytännössä se on tarkoittanut, että hankinta tulee toteuttaa EU-laajuisena kilpailutuksena, johon saivat osallistua kaikki EU:n alueella toimivat osallistumiskriteerit täyttävät toimittajat. Esko-järjestelmän toimittaja ei ole omasta valinnastaan osallistunut hankintaa edeltäviin vuoropuheluihin eikä myöskään itse kilpailutukseen. Järjestelmiä, joiden toimittajat eivät ole jättäneet osallistumishakemusta (esim. Esko), ei hankintalain mukaan tässä hankinnassa voida huomioida.

Miksi Suomeen ei hankita vain yhtä asiakas- ja potilastietojärjestelmää, Suomi on kuitenkin melko pieni maa? 

Ensinnäkin kaikki julkiset hankinnat tulee tehdä hankintalain mukaisesti. Tällä hetkellä, kun sosiaali- ja terveyspalvelut ovat kuntien toteuttamisvastuulla, myös niiden tukemiseen tarvittava APTJ- järjestelmän hankinta on kuntien vastuulla. Jotta voitaisiin hankkia kaikille kunnille yksi yhteinen järjestelmä, tulisi kaikkien kuntien liittyä samanaikaisesti samaan hankintakonsortioon. Käytännössä kuntien erilainen tilanne huomioiden, kyseisen hankintakonsortion perustaminen on mahdotonta. Toiseksi, vaikka järjestelmä voitaisiin helposti kapasiteetin näkökulmasta toteuttaa yhdellä järjestelmällä, se ei olisi toimintamallien näkökulmasta järkevää. Suomi on laaja maa ja eri puolella Suomea on käytännön sanelemat tarpeet erilaisiin toimintamalleihin. Vaikka järjestelmä olisikin hyvin mukautettava, on kaikkien toimintamallien räätälöinti samaan järjestelmään hyvin haastavaa. Kolmanneksi monopoliasema ei ole koskaan tuottanut hyvää lopputulosta.     

Eikö olisi järkevämpää hankkia kotimainen järjestelmä eikä ulkomaista?

Kuten jo monesti on mainittu, kaikki julkiset hankinnat tulee tehdä hankintalain määräämällä tavalla. Käytännössä se siis edellyttää EU-laajuista kilpailutusta, jossa kaikissa EU- maissa toimivilla yrityksillä on yhdenvertaiset mahdollisuudet. Toisaalta sote-palveluiden APTJ:n aiheuttama kulu on noin 8–12 promillea kokonaiskuluista, kun niiden käyttöön kuluvan työajan kulua voi olla jopa 20–40% kokonaiskuluista. Kansantaloudellisesti on järkevämpää pyrkiä säästämään ja tehostamaan nimenomaan sote-ammattilaisten työtä kuin maksimoimaan kansallisia APTJ-hankintoja.   

Miten tuotevertailu toteutettiin?

Hankinnassa on toteutettu kaksi tuotevertailua: Alustava tuotevertailu tehtiin alkuvuonna 2018 ja hankinnan loppuvaiheissa tehtiin Varsinainen tuotevertailu (VTV). Varsinainen tuotevertailu kesti kymmenen (10) työpäivää ja sisälsi 23 eri teemaa. VTV:een osallistuivat kilpailutuksessa mukana olevat tarjoajat Cerner Ireland Limited ja Epic Systems Corporation. Koska kyseessä on hankintalain alainen prosessi, tuotevertailut tuli toteuttaa yhdenmukaisesti. Käytännössä se tarkoitti, että tarjoajat demonstroivat tarjoamiaan ratkaisuja tarkoin etukäteen laadittujen tehtävien pohjalta. Varsinaiseen tuotevertailuun osallistui arvioijina hankinnassa mukana olevista organisaatioista yli 300 sosiaali- ja terveydenhuollon sekä ICT-alan ammattilaista. Tuotevertailun tarkoituksena oli löytää ja varmistaa hankkeelle asetettuja tavoitteita vastaava ratkaisu (ohjelmistokokonaisuus). Tuotevertailusta muodostuvia tuloksia käytettiin osana lopullisten tarjousten pisteytystä ja vertailua.


Miten asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan osallistuvat organisaatiot valittiin?

Hankinta on toteutettu hankintalain mukaisella puitejärjestelyn edellyttämällä prosessilla, johon saivat osallistua kaikki KL Kuntahankintojen asiakkaat.  Vuonna 2017 lähetettiin kaikille Unaan osallistuvillle sairaanhoitopiireille ja kuntayhtymille virallinen kysely, jossa tiedusteltiin halukkuutta osallistua aptj-hankintaan. Hankintalain määrittelemissä määräajoissa hankintaan ilmoittautuivat Keski-Suomen sairaanhoitopiirin (KSSHP) lisäksi Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Essote), Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä (Siun sote) ja Vaasan sairaanhoitopiiri (VSHP). Kukin sairaanhoitopiiri tai kuntayhtymä on siis tehnyt oman itsenäisen päätöksensä osallistua tai olla osallistumatta APTJ-hankintaan. 


Mitä hankinnan aikainen salassapito tarkoittaa? 

Merkittävämpänä syynä on hankintalain edellyttämä tarjoajien tasavertainen kohtelu, toisena yritys- ja ammattisalaisuuksien säilyttäminen ja kolmantena julkisuuslain mukainen viranomaisen valmisteluvaiheen asiakirjojen julkisuussäädäntö. Tämän vuoksi kaikki hankintaan osallistuneet henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen. Tavoitteena on siis ollut pelkästään lainsäädännön edellyttämän salassapidon turvaaminen. 

Miksi esimerkiksi tuotevertailussa nähdystä sisällöstä ei saanut tuotevertailun aikana keskustella?

Syynä on hankintalain edellyttämä tarjoajien tasavertainen kohtelu ja yritys- ja ammattisalaisuuksien säilyttäminen. Tasavertaisen kohtelun varmistamiseksi arvioijat eivät saaneet keskustella arvioinneista ennen kuin hankintapäätös on tehty. Näin pyrittiin minimoimaan eri arvioijien vaikutusmahdollisuudet toisiin arvioijiin.

Milloin hankintapäätös tulee julkiseksi?

Koko hankintaprosessin ajan kaikki hankintaan liittyvät tiedot ovat salassapidettäviä. Vaitiolo on ehdoton siihen asti, kunnes hankintapäätös on tehty. Tämän jälkeen hankintapäätös-asiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi. Tarjoajan liike – ja ammattisalaisuudet (esimerkiksi järjestelmän toiminnallisuudet yms.) eivät tule edes asianosaisjulkisiksi, vaan pysyvät salassa pidettävinä niin kauan kuin ne ovat liike- ja ammattisalaisuuksia. Käytännössä voi lähteä siitä, että ne pysyvät salassa pidettävinä pitkään (vuosikausia). Hankinta-asiakirjat eivät tule yleisöjulkisiksi, koska hankintayksikkö KL-Kuntahankinnat on osakeyhtiö, ei viranomainen.

Valituksi tuli suuri amerikkalainen IT-toimittaja. Mikä tulee olemaan kotimaisten toimijoiden asema? 

Cernerillä tulee olemaan useita suomalaisia alihankkijoita, myös pieniä ja keskisuuria yrityksiä, jotka toimittavat sekä asiantuntijoita että järjestelmän eri osuuksia. Merkittävä osa toimittajan ja sen alihankkijoiden tässä projektissa käytettävästä henkilöstöstä myös asuu ja maksaa veronsa Suomeen. Vastaavasti sairaanhoitopiirit tulevat käyttämään erityisesti järjestelmän ylläpidossa ja muissa jatkuvissa palveluissa ensisijaisesti kotimaisia toimijoita, sekä sairaanhoitopiirien omia sidosyksiköitä että muita kaupallisia toimijoita. Asiantuntemusta tarvitaan ja tullaan käyttämään hyvin erikokoisista yrityksistä. 

Miksi Keski-Suomi, Essote, Siun sote ja Vaasa hankkivat yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän eikä jokainen tee omaa hankintaansa?

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän kilpailutus ja käyttöönotto ovat erittäin paljon asiantuntemusta ja resursseja vaativia prosesseja. Siksi on järkevää yhdistää useiden maakuntien voimia saman hankkeen edistämiseksi.  Lisäksi yhteistyö useamman maakunnan kanssa lisää palvelujen ja hoidon tasavertaisuutta ja yhdenmukaisia palvelu- ja hoitoprosesseja.

TEKNISET KYSYMYKSET

Toimivatko uudessa asiakas- ja potilastietojärjestelmässä erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon yksiköt yhteisessä tietokannassa?

Kysymys on hieman monisyinen. Tavoitteena on, että järjestelmäkokonaisuus muodostaa yhden yhtenäisen loogisen tietokannan, johon kaikki tarvittava tieto tallentuu eli siinä mielessä toimii yhdessä tietokannassa. Käytännössä tietokantoja voi teknisessä mielessä olla useita ja useilla eri teknologioilla toteutettuina, riippuen siitä minkä tyyppistä tietoa ja mihin käyttötarkoitukseen sitä tallennetaan tai käytetään.

Tekniseen toteutustapaan vaikuttaa ensinnäkin lainsäädännön edellyttämät tietosuoja- yms. vaatimukset, toisaalta järjestelmäkokonaisuus koostuu hyvin monesta ohjelmistosta, joissa voi olla em. omia tietokantoja.   

Onko järjestelmävaatimuksena ollut, etteivät eri yksikön potilastiedot saa näkyä toisen yksikön käyttäjälle?

Potilastietojen näkyvyys toteutetaan voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tavoitteena on saada näkyville ja käyttöön lain sallimissa rajoissa kullekin ammattilaiset työssään tarvittavat tiedot. Nykyisissä pirstaleisissä järjestelmissä tämä ei ole ollut mahdollista.

Mitä teknologioita APTJ tulee käyttämään?

Kokonaisuus pohjautuu toimittajan ja sen alihankkijoiden valmisohjelmistoihin ja niissä käytettyihin teknologioihin. Koska APTJ järjestelmäkokonaisuus on toiminnallisuuksiltaan hyvin laaja, siinä käytetään hyvin monia teknologioita aina tarpeen mukaan.

Käytettäviä APTJ:n teknologioita voidaan kuvata tarkemmin sitä mukaa, kun suunnitteluprojekti etenee.

Mitä rajapinta-standardeja APTJ tulee käyttämään?

Kuten tietokannat ja muutkin teknologiat, APTJ sisältää hyvin monia eri rajapintateknologioita käyttötarkoituksesta riippuen. Cerner on ollut toimittajana kehittämässä useita kansainvälisiä teknologioita ja käyttää niitä myös omissa tuotteissaan.

Käytetyt rajapintastandardit tarkentuvat suunnitteluprojektin jälkeen.